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如何开始写英文论文(研究生必须写英文论文吗)

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如何开始写英文论文(研究生必须写英文论文吗)插图

虽然“Your Paper Your Way(你的论文按你的方式撰写)”的概念自2011年提出以来,已经影响了许多学术期刊,但是很多期刊仍然要求作者在初次提交论文时必须按照非常具体的投稿规定编排论文。

这些要求通常包括字体种类、页边距和一幅插图里允许容纳的子图数量等。

这些规定使得论文的投稿和同行评议过程变得更加漫长和费力,特别是当论文被拒稿后,作者需要重新编排格式以便适应其他期刊的格式要求,而且这种格式修改甚至会发生多次,论文才最终能够发表。

基于目前的期刊状况,对于作者来讲,还是需要理解并严格遵循期刊的投稿规定。期刊的投稿指南确实有时令人迷惑甚至自相矛盾。

本文检视作者在遵循期刊投稿指南过程中的重要环节,力图使读者能够规避常见问题,确保在投稿时不会由于违反期刊规定而被拒稿。

如果不遵守具体的期刊规定,论文会被拒稿吗?

简单的答案是“有可能,是的。”论文被拒稿,原因可以是技术方面的(例如不适当的方法或不准确的结论),也可以是编辑方面的(包括语言和格式)。即使你认为你的科研工作非常出色,你的发现具有开创性,全世界绝对需要知道你的工作,但是,由于期刊编辑每天需要处理太多的投稿,可能会在草草看过你的稿件后就做出拒稿的决定,因为你的论文内容不符合期刊的范围,或者格式不符合期刊的规定(例如文章太长),而这一切都可能发生在期刊编辑还没有机会仔细阅读你的论文细节的情况下。避免发生这种直接拒稿问题的最好方法是在选择投稿期刊之前,就按照所在学科领域通常所采用的结构和格式要求准备论文稿件。具体来讲,这通常意味着论文需要遵循IMRD(或IMRaD)结构,即引言、方法、结果、讨论,然后基于这种结构进一步修改为适合投稿期刊要求的格式,例如关于在正文中引用参考文献的格式和文末参考文献列表的格式。

目录

  1. 查找投稿指南
  2. 目的和范围
  3. 论文投稿指南
  4. 论文投稿过程
  5. 常见的含糊不清和自相矛盾
  6. 投稿前问询信

1. 查找投稿指南

你可以在投稿期刊的主页上找到投稿指南,通常在包含“author”(作者)、“instructions”(说明)、“guidelines”(指南)这些词的标签处。有时你必须先找到标题为“Publish”(发表)、“Submit”(提交)或“Contribute”(贡献)的页面,而不是“About”(关于)、“Content”(内容)、“Current Issue”(最新一刊)或“Archive”(旧刊),然后指向标题为“For Authors”(作者专用)的网页,而不是“For Referees”(编辑专用)或“For Reviewers”(审稿专家专用)的网页。

你起初没有看到任何关于作者投稿指南的网页链接,不要假设该期刊没有发布具体的投稿规定。

投稿规定必定存在,只是你没找到而已。

如果你实在找不到,可以使用期刊网站的搜索功能或在Google(谷歌)网站中搜索“[your target journal] author guidelines”([目标期刊名称]作者指南)。

2. 目的和范围

下一步你要确保论文符合投稿期刊的“aims and scope”(目的和范围)。如果你没有在作者指南页面上找到关于目的和范围或期刊的“purpose”(目的)的声明,可以回到期刊主页去查找,或者使用搜索功能。在目标和范围上相匹配,意味着你的研究领域是期刊所包含的,这很重要;例如,不要向仅发表研究人类医学的期刊投稿关于鼠类行为的论文。而且,你需要注意你的论文主题应当与期刊读者的类型有关,例如,读者究竟是医学基础研究人员还是医护人员。论文稿件的内容超出了期刊的范围是编辑直接拒稿的主要原因之一。在这种情况下,论文根本不会被送交同行评议专家,这种拒稿称为“desk rejection”。

另外,你需要检查投稿期刊是否能够发表你所提交的论文类型。如果你向一个仅发表较长篇幅的病例系列报告(包括4名或4名以上患者)和综述型论文的期刊提交一篇单一病例医学报告,那么这个期刊一定会拒稿,不会破例。很多期刊不发表综述型论文。如果发表综述型论文,往往会对此类论文有更为具体的规定,例如文献搜索方法、文献涵盖时间段和必须包含的文献数量。无论你多么希望在某一指定期刊上发表论文,如果不仔细检查这些投稿要求,而是寄希望于编辑会由于论文的内容相关性接受你的稿件,事情很可能会适得其反。如果你不确定应当向哪个期刊投稿,可以参考这篇关于如何找到正确期刊的文章。

3. 论文投稿指南

当你确定自己的论文很适合所选的期刊后,就需要根据投稿指南仔细检查格式是否符合期刊的要求,重点包括以下几个方面。

(1)标题页:

期刊的同行评议过程通常采用单盲或双盲评审。这意味着审稿人能够看到作者的姓名和单位,但是作者不知道审稿人是谁(即单盲评审),或者审稿人也不知道作者是谁(即双盲评审)。在双盲评审的情况下,标题页必须与论文的其他部分分开而作为一个单独的文件提交,并且论文中不能包含作者单位、单位的伦理审查委员会和作者的名字等能够透露作者身份的信息。同时,你需要确保在且只在标题页中清晰标注通讯作者的名字,使得期刊能够知道在同行评议过程中与哪个作者取得联系。

如果期刊编辑在收到投稿后搞不清楚通讯作者是谁,或者需要在送交同行评议之前把论文发回给作者请删去身份信息,编辑很可能不愿意花费额外的时间精力去应付这种麻烦。他们宁愿把时间花在别人的没有这种麻烦的论文上,这样会导致你的论文被编辑直接拒稿。

(2)论文的篇幅:

你或许觉得在论文里面有很多东西要说,认为每个段落和每个信息都至关重要。但是,如果投稿期刊有对字数或图表和参考文献的数量有所限制,任何心存侥幸而违反这些规定去投稿的行为往往会导致编辑直接拒稿。如果你违反规定强行投稿,而且还很幸运,编辑居然侥幸不予计较,而且对你的论文很感兴趣,那么编辑会把论文发回给你要求修改,然后请你再次提交,以便论文能够被送交同行评议。如果你既不想缩减篇幅,也不想冒险这样来回折腾甚至承担被编辑直接拒稿的风险,那么你可以查看期刊是否允许你提交补充文件(supplemental files),以便在投稿前能够重新整理好材料。

(3)关于在论文中什么地方应当放置什么内容的具体规定:

一些期刊对于论文中是否应该包括哪些细节以及在何处包括这些细节,都有非常严格的规定。即使这些规定看起来有些过分,但是你不能指望期刊只为你一个人破例改变规定。例如,你需要仔细查看投稿指南,看结果(results)或研究设计(study design)是否应该包括在论文的小标题中。同样地,你需要查看引言部分是否允许用简述结果来结束,还是只允许提出科研问题和介绍方法。总之,你需要确保论文的每个部分都遵循期刊的投稿规定。

投稿时的一个重要内容是关于科研经费、潜在利益冲突、伦理合规和数据共享方面的声明。你需要检查这些内容究竟是必须出现在标题页上(特别是当论文要被双盲评审的话),还是必须列在正文的末尾。

(4)表格和插图:

很多期刊希望作者在提交论文时将图表包括在论文的文字文件中,便于同行评议,即使论文文字和图表在被批准发表后必须以特定格式和单独的文件分开重新提交。多数期刊在初次投稿时就坚持插图必须具备高质量,即高的分辨率、清晰度和可读性,并具有一致的标注方式,而且这种标注方式有时是期刊规定的格式。你需要查看投稿指南网页上的所有细节,不要为了节省时间而跳过那些对你看来比较过分的规定,例如字体种类、字体大小、彩色格式或文件格式。如果期刊编辑认为你的论文距离格式要求相差太远,或者感觉你似乎不愿意遵守期刊规定,那么你由于不认真阅读投稿指南而节省时间的不正确行为很容易导致你被期刊编辑直接拒稿。

(5)文本格式:

许多期刊对于使用什么种类的字体、字体大小、页边距和行间距都有明确的规定。虽然这些规定看起来有些挑剔,但是如果你的论文已经符合期刊论文的普通格式要求,你实际上只需要花费很少的时间就能把论文修改得符合这些规定。特别需要注意的是,你需要确保在以下方面遵循期刊的规定:在摘要和正文中使用所要求的小标题文字;小标题的大小写格式,即是否对每个英文实词的首字母采取大写(title case),或是否只对小标题短语或句子的第一个英文词的首字母采取大写(sentence case);以及是否使用页码和行号(连续行号或分节行号)。

还有一些其他的投稿规定也需要注意,包括在拼写和标点符号方面究竟是使用美式英语还是英式英语,首字母缩略语究竟是在第一次使用时全拼出来,还是以列表形式在正文前予以说明,以及期刊希望使用什么样的参考文献格式等。

(6)投稿信:

不是所有的期刊都要求提交投稿信,但是那些要求投稿信的期刊通常对投稿信中必须包括什么样的声明(例如论文过去没有发表过)和信息(例如推荐审稿人)均有非常清楚的规定。实际上,投稿信是你说服期刊编辑你的论文值得发表的一个好机会。甚至在编辑深入了解你的论文内容之前,你就有可能通过投稿信说服编辑。因此,你需要确保在投稿信上不仅遵循所有的规定,而且一定要努力写好。

4. 论文投稿过程

当你把论文按照所有的重要规定都整理好之后,就可以提交了。投稿通常是通过期刊的在线网站进行。你可能需要下载和填写一些正式表格(例如作者声明),还需要填写一些标准化清单(例如用于随机临床试验的CONSORT,用于系统评价和元数据分析的PRISMA)。不要在投稿时因为嫌麻烦而跳过这些步骤。不要幻想着先看论文是否会被提交给同行评议审稿,然后再补充提交那些资料。实际上,期刊编辑希望在你投稿时就看到这些完整的清单和表格,以确保你的论文符合所有的投稿规定。然后,他们才愿意投入自己的时间和审稿专家的时间,来审阅你的论文是否值得在期刊上发表。

5. 常见的含糊不清和自相矛盾

有些期刊在投稿指南中存在一些常见的含糊不清甚至不一致的地方,这会导致认真投稿的作者无所适从,不知道应当遵循哪条规定。造成这种不一致的原因通常是由于期刊随着时间的推移,在过去的规定的基础上新增了更多的规定;或者将几个子期刊的投稿指南合并在一起,但却没有从整体上审查和协调好它们。如果你遇到这样矛盾的规定,不要绝望,做出你合理的选择,并且在投稿信中告诉期刊编辑你不确定究竟需要遵循哪条规定。或者,你也可以遵循通用的格式规定(例如关于摘要的写法),然后等待在评审过程的后期,期刊给予进一步的明确指示。如果你遇到关于以下内容的自相矛盾的投稿规定,你可以看一下本文给出的建议。

声明的位置:一个经常会发生的情况是,期刊指示作者将致谢(Acknowledgments)或经费声明(Funding statement)放在标题页和正文末尾。但是,你实际上不应当做两次声明。你当然也不要在这种期刊规定不明确时将声明一分为二,把一半放在标题页,把另一半放在正文末尾。首先,可以查看期刊的同行评议是单盲还是双盲模式。如果论文中需要去掉作者的姓名(包括缩写)、地点和单位名称,那么就将所有声明都放在单独的标题页文件中,因为经费信息和伦理声明通常会透露作者的身份信息。如果期刊的同行评议不是双盲模式,那么你可以自己选定一个位置,将几个声明都放在一起。期刊编辑通常不会因为这些声明的位置错放而直接拒稿。但是,如果你的论文整体看上去很乱,那么你随处乱放声明或分割声明的做法会加剧期刊编辑的坏印象。

论文的字数:作者在很多时候无法搞清期刊所规定的论文字数是否指包括摘要和声明在内的整个稿件,还是仅指正文部分。如果你的整个稿件的字数超过了上限,但是当你删掉一部分内容后,字数又刚好低于上限,那么你需要从目标期刊的最近几期查找几篇论文,看看期刊到底在使用什么规定。如果你还是不确定,那么就应当在投稿信中说明这个问题,并指出如有必要,可以删减字数。需要注意的是,这种做法只适用于按照不同的算法来看,论文篇幅都接近期刊字数上限的情况。如果论文的篇幅远超过字数限制,那就不要浪费时间在投稿信里写那种话,你要么去缩减篇幅,要么另找一个不需要缩减篇幅的期刊投稿。

参考文献的格式:期刊经常使用文字来描述所需的参考文献格式,然而却在示例中给出自相矛盾的引用方式,包括期刊名称的缩写形式和标点符号的用法。如果是这样,你可以查看并使用期刊最新一期论文的参考文献格式。

没有明确的格式指南:如果投稿期刊没有指出应该使用什么字体或行间距,那么就选择遵循普通标准的简单而基本的格式,包括:Times New Roman 12号字,双行距,不采用文本两端对齐格式,1英寸页边距,连续编号的页码,半英寸的段首缩进。如果论文的结构(例如小标题的名称和大写格式)和格式(例如文本内引用参考文献的做法)是整体一致的,那么在后续的论文评审过程中所需发生的任何必要的修改都比较容易实施。

6. 投稿前问询信

如果你想投稿给某个期刊,但是将稿件修改得满足该期刊的投稿要求需要耗费大量的时间,而且你尚不确定论文是否能被发表,因此你对投入时间精力修改格式的事情感到犹豫不决。这时,你可以选择在投稿前询问(presubmission inquiry)。你需要写一封电子邮件,类似于投稿信,解释你为什么认为这篇论文与该刊的范围相符,附上论文的总结或摘要,以及所有相关信息,可以将它们包括在电子邮件的附件中。一些期刊在投稿指南中提到可以进行投稿前询问,并提供如何操作的说明。然而,许多期刊没有提到。实际上,你总是可以给期刊主编发送投稿前问询信,特别是当你有具体的问题需要弄清楚的时候。例如,该刊过去没有发表过类似于你这篇论文的文章,或者你在所涉学科领域使用了人们不常用的方法,你因此而担心。对于这种投稿前问询,即使回复是否定的或负面的,它实际上能够为你节省大量由于误投而耽搁的时间,从而能够使你迅速决定向其他更为合适的期刊投稿。

最后,需要注意的是,在论文中确保英语正确是与确保内容正确同等重要的事情。因此,请务必考虑在投稿之前获得专业的英文润色编辑和校对服务。

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